Урок №6. Зачем нужна автоматизация процессов маркировки?

Как только бизнес попадает под требование обязательной маркировки, возникает необходимость регистрироваться в системе маркировки и прослеживаемости товаров (далее - ИС МПТ), настроить работу с кодами DataMatrix и запустить на предприятии новые процессы. На этом этапе важно решить, как настроить маркировку товаров и в случае наличия учетной или складской системы решить вопрос необходимости настройки работы посредством «одного окна». Если имеется потребность построить работу в рамках одной учетной системы, то имеется возможность интегрировать свою учетную или складскую систему с информационной системой маркировки и прослеживаемости товаров (далее – ИС МПТ).

Автоматизация учета кодов маркировки продукции открывает новые возможности для бизнеса. На ее основе можно использовать цифровые технологии для автоматизации уже имеющихся на предприятии бизнес-процессов.

В этом уроке мы расскажем, как настроить учет товаров с ИС МПТ в своей компании, чтобы получить максимальный эффект для бизнеса, и какие преимущества дает предпринимателю автоматизация процессов маркировки.

Плюсы автоматизированного учета маркированного товара

Любая автоматизация — это, в первую очередь, ускорение процессов и исключение человеческого фактора. Автоматизация учета товара с Data Matrix позволит бизнесу навести порядок на предприятии и на основе маркировки построить современные бизнес-процессы на складе и в торговом зале. Вот какие преимущества появятся при перестроении учета и как изменится работа.

Учет на складе и в торговом зале

Учет кодов маркировки позволит контролировать и высчитывать товарные остатки как на складе, так и в торговом зале организации. В первую очередь это возможность в любой момент иметь актуальную информацию о количестве и номенклатуре товарных остатков.

Преимущества:

• Всегда актуальные данные о товарах;
• Прозрачность учета продукции на складе;
• Снижение затрат времени при инвентаризации;
• Минимизация недостач и хищений.

Учет и работа с документами

Внедрение программного обеспечения, связывающего разрозненные процессы в единую систему, позволит сократить объем бумажных носителей и промежуточных документов. Организация хранения и передачи информации на электронных устройствах снижает объем ошибок, ускоряет работу по учету и дает существенную экономию на канцелярии.

Преимущества:

• Упрощение документооборота и снижение ошибок в документах;
• Товар невозможно оприходовать или переместить, если отсутствуют документы;
• Автоматическое разнесение платежей по контрагентам;
• Оперативная информация о поступивших платежах;
• Автоматическая привязка оплаты к проданным товарам.

Что необходимо учесть перед настройкой маркировки в вашей учетной системе

Любое изменение устоявшихся процессов, в том числе переход на автоматизацию, проходит непросто. Рассмотрим, на что обратить внимание предпринимателям при организации учета маркировки и как правильно провести автоматизацию процессов маркировки, чтобы не потратить средства и время зря. Перед настройкой маркировки в учетной системе необходимо учесть следующие важные моменты:

1. Требования законодательства

Ознакомьтесь с требованиями законодательства, связанными с маркировкой продукции, чтобы понять все необходимые шаги и требования для корректной настройки системы. Учтите все юридические аспекты, связанные с маркировкой, включая правила и сроки выписки документов, обязательные данные, которые требуются загрузить в ИС МПТ и другие соответствующие требования.

2. Интеграция с ИС МПТ

Проверьте возможность интеграции вашей учетной системы с ИС МПТ. Убедитесь, что ваша система совместима с требованиями и протоколами, используемыми в ИС МПТ. Обратитесь к разработчикам вашей учетной системы или в техническую поддержку ИС МПТ для получения подробной информации о необходимых шагах и интеграции.

3. Обновление программного обеспечения

Проверьте, требуется ли обновление вашего программного обеспечения для поддержки маркировки. Учтите, что некоторые функции и модули, связанные с маркировкой, могут быть доступны только в более новых версиях программного обеспечения. Убедитесь, что ваше программное обеспечение обновлено до последней версии или проконсультируйтесь с разработчиками о необходимых обновлениях.

4. Обучение персонала

Обеспечьте необходимое обучение вашего персонала, связанное с настройкой и использованием маркировки в учетной системе. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают процесс маркировки, знают правила и требования, а также умеют работать с соответствующими функциями и модулями в учетной системе.

Для того, чтобы не тратить время и средства для самостоятельного обучения сотрудников, Оператором разработана обучающая платформа, в рамках которой размещены обучающие курсы для всех участников оборота. По завершению обучающего курса возможно получить сертификат, который будет являться подтверждением того, что Ваш сотрудник понимает процессы маркировки и имеет знания по работе с ИС МПТ. Ознакомиться с обучающей платформой и доступными курсами вы можете по следующей ссылке.

5. Тестирование и отладка

Перед полноценным запуском маркировки в учетной системе проведите тестирование и отладку. Убедитесь, что все функции и процессы, связанные с маркировкой, работают корректно и соответствуют требованиям. Отлаживайте возможные проблемы и устраняйте их до запуска системы в боевом режиме.

Для удобства участников оборота и предварительной апробации процессов в безопасной среде, для участников оборота предоставляется возможность поработать в тестовой среде, в рамках которой с участника оборота не взымаются средства за коды маркировки и предоставляется возможность провести тестирование необходимых интеграционных работ. Зарегистрироваться в тестовой среде ИС МПТ Вы можете по следующей ссылке.

6. Обеспечение безопасности

Обратите внимание на вопросы безопасности при настройке маркировки в учетной системе. Убедитесь, что доступ к функциям и данным маркировки ограничен и защищен от несанкционированного доступа. Реализуйте соответствующие меры безопасности, такие как шифрование данных, контроль доступа и аудит действий пользователей.

Учтите эти факторы при настройке маркировки в вашей учетной системе, чтобы обеспечить правильное функционирование и соответствие требованиям законодательства.

Конечно, организация учета маркировки в торговой точке и на складе и его автоматизация — процесс длительный. Кроме того, в каждой компании процессы протекают по-разному, отличаются условия труда и состав коллектива. Чтобы изменения прошли гладко, а затраты были обоснованными, разбейте процесс на этапы и тщательно продумайте подготовку к каждому из них.

В целях экономии времени и ресурсов на доработку своей учетной системы для нужд маркировки вы можете обратиться к Интеграторам. Это компании, предоставляющие участнику оборота товаров услуги по разработке и/или интеграции вспомогательного программного обеспечения используемого участников оборота (1С, SAP, ERP, WMS и другие учетные или складские системы) с ИС МПТ. Списки вышеуказанных компаний, а также их контактные данные Вы можете найти по следующей ссылке.

Интеграторы, которые специализируются на конкретных областях или решениях, обладают высоким уровнем экспертизы и знаний. Они могут предложить компании наиболее подходящие решения для решения ее задач, что приведет к более эффективному функционированию бизнес-процессов.